Zakelijk gedrag

Bij Jumbo vinden we goed ondernemingsbestuur ontzettend belangrijk. Het helpt ons om het vertrouwen bij onze stakeholders te vergroten en om op een duurzame manier waarde te creëren voor de lange termijn. Met ons beleid voor 'good governance' willen we transparantie en verantwoord ethisch gedrag bevorderen in al onze bedrijfsactiviteiten. We werken met een bestuurlijke driehoek’ die bestaat uit de familie Van Eerd als betrokken aandeelhouder, de Raad van Commissarissen (RvC) die toezicht houdt en ons directieteam voor het dagelijkse bestuur.

In de paragraaf Corporate Governance (new window) van het bestuursverslag is informatie opgenomen over structuur, samenstelling, onafhankelijkheid, diversiteit en vergaderingen van deze bestuursorganen. Hier hebben we ook andere relevante onderwerpen uitgewerkt, zoals de Corporate Governance Code.

Voor Jumbo is effectief risicomanagement een continu aandachtspunt. Het onderzoek dat het Openbaar Ministerie (OM) in 2022 startte, heeft het belang hiervan eens te meer onderstreept. In de paragraaf Risicomanagement van het bestuursverslag gaan we hier verder op in. Naar aanleiding van het remediation plan zijn enkele interne processen en procedures aangescherpt. De additionele maatregelen die zijn opgenomen in het ICF zijn standaard onderdeel van onze interne beheersing en helpen ons zakelijk gedrag binnen Jumbo te waarborgen.

Code Geel: de Gedragscode van Jumbo

Integer handelen en ethisch het juiste doen staan bij ons hoog in het vaandel. We onderschrijven en handelen naar de MVO-richtlijnen van de OESO en de Guiding Principles for Business and Human Rights van de Verenigde Naties. In 2017 hebben we onze eigen gedragscode geïntroduceerd: Code Geel. Code Geel omschrijft de omgangsvormen en gedragslijnen die we bij Jumbo belangrijk vinden en is van toepassing op alle medewerkers van Koninklijke Jumbo Food Groep. We verwachten dat iedereen de richtlijnen in deze gedragscode voortdurend respecteert en naleeft. Dit is de basis van onze bedrijfsvoering en beschrijft het gedrag dat we van elkaar mogen verwachten. We beschouwen Code Geel als een ethisch kompas dat ons helpt om de reputatie van Jumbo als organisatie en werkgever te beschermen. De code geeft algemene richtlijnen om de juiste keuzes te kunnen maken in ons dagelijks werk. 

Code Geel weerspiegelt bovendien de manier waarop wij als bedrijf in de maatschappij staan en bevat de volgende onderwerpen:

Houd je aan de wet

Als bekende speler in de markt stellen we ons altijd op als betrouwbare deelnemer aan het maatschappelijke verkeer. Onze medewerkers moeten zich daarom houden aan de geldende wet- en regelgeving. In Code Geel wijzen we specifiek op verantwoord gedrag met betrekking tot mededinging, onderzoek door overheidsinstanties, het sluiten van overeenkomsten, correcte financiële vastlegging, bewaartermijnen, fraude en verboden transacties.

Handel eerlijk en verantwoord

Integriteit is voor Jumbo erg belangrijk. Eerlijk en verantwoord handelen is de basis voor vertrouwen bij onze klanten, medewerkers, leveranciers en andere stakeholders. Daarom spannen we ons in om belangenverstrengeling te vermijden. Eventuele nevenfuncties mogen nooit in conflict zijn met het werk voor Jumbo. Specifieke nevenfuncties beoordelen we per geval; we geven schriftelijk toestemming indien er geen sprake is van een potentieel conflict. We hebben aanvullende richtlijnen ten aanzien van integer handelen, in het bijzonder over omkoping, corruptie en het geven en ontvangen van geschenken.

Respecteer elkaar

We zijn ervan overtuigd dat samenwerking de sleutel is tot succes. We zorgen daarom voor een werkomgeving die is gebaseerd op respect, openheid en eerlijkheid. Iedereen moet zich bij Jumbo gehoord en gewaardeerd voelen. Medewerkers zijn op het werk verplicht om het Jumbo bedrijfsreglement na te leven. De regels daarin zijn onder meer gericht op het creëren en behouden van een veilige werkomgeving. We verwachten dat medewerkers op een verantwoorde en zorgvuldige manier omgaan met sociale media. Vermoedens van misstanden en inbreuken kunnen medewerkers op vertrouwelijke wijze delen via de Jumbo Speak Up regeling.

Bescherm en wees zorgvuldig

Onze medewerkers zijn verantwoordelijk voor het beschermen van bedrijfsinformatie en -middelen. Daaronder valt het zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke documenten en met computers, telefoons, machines en andere apparatuur. Ook hebben we richtlijnen voor internet- en e-mailgebruik, het recht op privacy van en communicatie met derden.

Jumbo Speak Up regeling

We hechten veel waarde aan eerlijkheid, integriteit en transparantie. Daarbij hoort een open en veilige werkomgeving waarin iedereen zich vrij voelt om zich uit te spreken en melding te maken van mogelijke misstanden en inbreuken. Binnen een gezonde bedrijfscultuur is een laagdrempelig en effectief meldsysteem essentieel. Bij Jumbo hebben we daarvoor onze Speak Up regeling. Medewerkers kunnen hier hun zorgen uiten over handelingen die schijnbaar in strijd zijn met Code Geel, andere bedrijfsregelingen en algemene wet- en regelgeving. Met de ontvangen meldingen kunnen we (potentiële) problemen tijdig en zorgvuldig aanpakken. Medewerkers kunnen een melding doen via hun leidinggevende of HR business partner of kunnen desgewenst anoniem een melding doen via de speciale Speak Up regeling (telefonisch of online) of bij de externe vertrouwenspersoon.

Ethics Committee

Het Ethics Committee van Jumbo is verantwoordelijk voor het ontvangen, toetsen en beoordelen van de meldingen die via Speak Up binnenkomen. Dit orgaan kan zelf of een externe partij onderzoek (laten) doen, waarbij zij toeziet op de juiste en tijdige afwikkeling hiervan. Het Ethics Committee brengt periodiek verslag uit aan de Ethics Board, waar een afvaardiging van het directieteam zitting in heeft. Deze Board bepaalt het algemene ethisch beleid en houdt toezicht op de uitvoering hiervan door het Ethics Committee.

Meldingen

In 2024 zijn 214 (2023: 137) meldingen via Speak Up binnengekomen. Deze gingen onder meer over intimidatie, pesten en arbeidsconflicten. Elk jaar brengt het Ethics Committee verslag uit aan de Centrale Ondernemingsraad van Jumbo over het aantal en de aard van de meldingen en de genomen maatregelen.

Het melden van mogelijke misstanden vereist moed. Wij zullen daarom nooit maatregelen nemen of toestaan tegen iemand die te goeder trouw melding maakt van een mogelijke misstand of inbreuk. Alle in 2024 binnengekomen meldingen zijn opgevolgd door het Ethics Committee.

Naleving Gedragscode

Het actueel houden van Code Geel is de verantwoordelijkheid van de afdeling Legal & Compliance. Deze afdeling bewaakt de naleving ervan met behulp van het Internal Control Framework (ICF). Nieuwe collega’s volgen bij indiensttreding de e-learningmodule Code Geel. Daarnaast krijgen alle medewerkers eenmaal per jaar een herhalingscursus. Het directieteam ziet erop toe dat Code Geel wordt nageleefd. Afdeling Legal & Compliance monitort dit. Op deze manier zorgen we ervoor dat alle medewerkers van Jumbo op de hoogte zijn én blijven van onze gedragsregels.

Corruptie en omkoping

We hechten bij Jumbo veel belang aan eerlijk zakendoen. Daarom staan we het niet toe om waardevolle objecten te schenken of aan te nemen met als doel ongepast gedrag aan te moedigen of op ongepaste wijze voordeel te behalen. Vormen van omkoping en corruptie zijn mogelijk in verband te brengen met commissies, provisies of royalty’s, consultancyvergoedingen, marketingkosten, reis- en verblijfkosten, te hoge facturen, kortingen of gratis goederen. We zijn alert op de routes die betalingen afleggen; dit kan rechtstreeks zijn of via derden lopen. Vanzelfsprekend zijn omkoping en corruptie bij Jumbo verboden. Medewerkers die een vermoeden van omkoping of corruptie hebben, zijn verplicht dit te melden bij hun leidinggevende, bij Legal & Compliance of via Speak Up. In 2024 zijn geen meldingen ontvangen. Evenmin hebben we boetes ontvangen voor (vermoedens van) corruptie en omkoping.

Informatiebeveiliging en data privacy

De gegevens van onze klanten, medewerkers en andere betrokkenen moeten altijd goed beschermd zijn. Dat geldt ook voor de beveiliging van informatiestromen, systemen en tools die de continuïteit van data-uitwisseling moeten waarborgen. Het ongeoorloofd kunnen raadplegen van (concurrentie)gevoelige informatie is evenzeer risicovol. Informatiebeveiliging en privacy zijn voortdurend terugkerende thema’s die onze aandacht vragen. Tegelijkertijd beseffen we dat het tempo van technologische innovaties hoog is en dat we tijdig moeten inspelen op deze ontwikkelingen.

Voor meer informatie over informatiebeveiliging, data privacy, wet- en regelgeving verwijzen we naar de paragraaf Risicomanagement (new window) in het bestuursverslag. Daar lichten we onder meer de risico’s en onze interne beheersmaatregelen toe.

Wet- en regelgeving

Bij Jumbo volgen we de ontwikkelingen in wet- en regelgeving op de voet, zodat we tijdig aan nieuwe wetten en regelgeving kunnen voldoen. Vanzelfsprekend geldt dit ook voor veranderende regels voor verslaglegging en belastingen. Verschillende afdelingen binnen Jumbo houden de veranderingen in de gaten, zoals Legal & Compliance, Finance en Corporate Communicatie & MVO. De belangrijke ontwikkelingen op dit gebied hebben we toegelicht in de paragraaf Trends en ontwikkelingen (new window) in het bestuursverslag. Risico’s met betrekking tot de duurzaamheidswetgeving en -verslaglegging zijn vermeld in de paragraaf Risicomanagement (new window).

Betalingspraktijken

Ons beleid en onze procedures zijn erop gericht om betalingen tijdig en correct uit te kunnen voeren. Het proces ter beoordeling en verwerking van facturen helpt daarbij en is van belang om een betrouwbare toeleveringsketen te garanderen. In het ICF zijn specifieke controles opgenomen om de tijdigheid en juistheid van betalingen te waarborgen. Daarbij valt te denken aan het vier-ogen principe, beoordelen van stamgegevens, analyses van betaalruns en openstaande crediteuren. Bij het afspreken van betalingstermijnen hebben we specifiek aandacht voor de richtlijnen voor mkb-bedrijven en leveranciers van verse producten. We volgen hierbij Nederlandse en Europese wet- en regelgeving. Daarnaast hebben we bij Jumbo een Supplier Finance programma, dat leveranciers de mogelijkheid biedt om hun facturen eerder dan de reguliere betalingstermijn betaald te krijgen.

Relatiebeheer

Om op een fijne manier te kunnen samenwerken met onze leveranciers vinden we het belangrijk om onze ethische normen ook met hen te delen. We beschouwen het als onze ketenverantwoordelijkheid om eerlijke en integere handelswijzen te bevorderen. Bij het materiële thema's Duurzame keten en Eerlijke keten in het duurzaamheidsverslag gaan we hier dieper op in.

Rapportage

Jumbo legt elke week en periode intern verantwoording af door middel van een rapportage over de prestaties van de organisatie, met daarin zowel financiële als niet-financiële cijfers. Deze rapportages dienen als stuurinformatie voor de directie. De aandeelhouders, de RvC en het directieteam blijven hierdoor op de hoogte van de realisatie van de doelstellingen. Onderdeel van de perioderapportage is het ESG Impact Dashboard, waarin we elk kwartaal over de realisatie van onze duurzaamheidsdoelstellingen rapporteren. Bij het directieteam staat het bespreken van deze gegevens standaard op de agenda. Ook hier is tijdige bijsturing mogelijk. Wel is het soms een uitdaging om duurzaamheidsdata van onze directe activiteiten en die uit de keten op tijd, juist en volledig beschikbaar te hebben. Dit heeft - met het oog op de rapportageverplichting vanaf 2025 - onze voortdurende aandacht.